Cuando el cliente nos indique que desea enviar un mensaje a través de telegrama, le facilitaremos el impreso TG-1 para que lo rellene y le explicaremos como debe hacerlo.
El cliente debe rellenar el impreso de admisión TG-1, donde anotara los datos relativos al destinatario, domicilio y localidad. También puede anotar el teléfono del destinatario. En el campo reservado para la dirección puede escribir como dirección válida, edemas de la dirección de un domicilio: un número de teléfono, de télex o de fax. Además se consideran direcciones válidas: un apartado de Correos o Lista de Correos; en estos casos se utilizará la vía indicada para la entrega del telegrama. Los telegramas solo pueden dirigirse a un único destinatario, por lo que aunque la dirección sea la misma, si el cliente quiere enviar un telegrama a varios destinatarios, deberá confeccionar tantos telegramas como destinatarios haya.
Bajo la dirección figura el espacio reservado al texto, donde escribirá el mensaje que quiere enviar. Debe informarse al cliente que los datos de remitente no se transmiten a destino a no ser que se incluyan en el texto.
Una vez que el cliente ha rellenado el impreso, el empleado supervise que es legible y, en caso contrario, se aclaran las palabras dudosas. Hay que tener en cuenta que se debe transmitir textualmente lo que el cliente ha rellenado en el impreso, utilizando únicamente caracteres telegráficos, por lo que, en caso de que aparezca en el texto algún carácter que no se ajuste a los admitidos se debe avisar al cliente para que los anule o sustituya. Si se realizan correcciones en el impreso, el cliente debe firmar su conformidad con la modificación.
Para comenzar el alta de un telegrama en IRIS se debe acceder al menú de: Admisión> Telegramas, donde se muestra la pantalla inicial de alta de telegramas.
Desde esta pantalla se puede admitir un telegrama rellenando la información básica, lo que permite preadmitir el telegrama en IRIS, realizar el cobro del producto y completarlo más adelante. 0 bien completar toda la información necesaria para ser admitido y finalizar el proceso.
El telegrama va pasando por diferentes estados, dependiendo de las acciones que se realicen:
La admisión de un telegrama comienza seleccionando telegrama (introduciendo el código del producto o seleccionando la en el combo desplegable).
Tras completar el tipo de telegrama, el código postal de destino y el número de palabras reales se nos muestra el importe del producto y se habilitan dos botones: Aceptar y Completar.
Si pulsamos el botón aceptar, se da de alta el telegrama en IRIS. A continuación, sube a bolsa el importe correspondiente y aparece un mensaje solicitando al usuario que introduzca el impreso TG-1 para imprimir la validación del telegrama. De este modo podremos cobrar al cliente si hay acumulación de personas en ventanilla, pero el telegrama no está listo para enviarlo. Para enviar el telegrama debemos antes cumplimentarlo.
El empleado puede cumplimentar un telegrama de dos formas distintas:
Al pulsar el botón completar, se muestra la siguiente pantalla, donde se encuentran todos los campos necesarios para su correcta cumplimentación.
La pantalla está divida en dos partes:
Para finalizar el proceso de cumplimentación, se rellenan todos los campos necesarios y se pulsa el botón Aceptar. Se ha de tener en cuenta que:
Pulsando el botón Cancelar, se anula la operación en curso.
El empleado admite el telegrama y cobra al cliente en el acto, pero puede finalizar el proceso de cumplimentación y envío en otro momento, aunque debe hacerlo lo antes posible dado que es un servicio urgente. Hay que completar y enviar todos los telegramas el día que se admiten.
En los casos en que haya que realizar la admisión de varios telegramas, se debe seleccionar el Tipo de telegrama que se quiere admitir y una vez elegido, queda activo el campo Admisión múltiple, campo en el que hay que cliquear y aparece otro campo en el que se introduce el número de telegramas que se desea admitir. A continuación hay que introducir el código postal y número de palabras. Una diferencia importante con la admisión unitaria es que hay que cliquear obligatoriamente en Completar antes de Aceptar, para que la admisión del siguiente telegrama mantenga los datos y se puedan utilizar para la transmisión los datos que sean iguales sin tener que ir completando uno a uno.
La admisión de telegramas bajo la modalidad de contrato requiere que se marque el chek Pago diferido. Seguidamente se despliegan los campos Contrato y Cliente, donde se introducirán los números correspondientes para que sean cargados los importes en el contrato del cliente y no suban a caja.